Подробное описание услуг МКС
 Организационный комитет
Взаимодействие со всеми структурами оргкомитета
  • выбор региона и площадки проведения; 
  • распределение зон ответственности и полномочий;
  • определение источников финансирования и формирование бюджета;
  • переговоры с площадками и заключение договоров обеспечения;
  • подготовка базы участников, экспонентов, спонсоров;
  • приём, редактирование тезисов и научных докладов;
  • распределение докладов по пленарным и секционным заседаниям;
  • ведение переписки с авторами статей и докладов;
  • макетирование и печать тезисов и научных докладов;
  • разработка и изготовление материалов мероприятия;
  • формирование и изготовление портфеля участника;
  • формирование финансовых отчетов.
Сайт мероприятия
  • сайт мероприятия любой сложности от одностраничного до многофункционального портала;
  • разработка фирменного стиля и символики мероприятия;
  • интеграция системы программного комплекса on-line регистрации с сайтом мероприятия;
  • наполнение информационными материалами;
  • техническая поддержка.

i

 Информационная поддержка 
  • формирование баз данных информационных партнеров;
  • создание информационных материалов;
  • проведение e-mail рассылок;
  • привлечение информационных партнеров;
  • продвижение на профильных мероприятиях (выставки и конференции);
  • продвижение мероприятия в информационном пространстве.

Программный комплекс online регистрации

 

Эффективная информационная система взаимодействия Организатор-Участник

  • индивидуальная настройка системы управления мероприятия;
  • гибкость к изменениям;
  • хранение персональных данных участников в защищенной единой базе данных;
  • возможность дополнения нового функционала;
  • единая система бронирования услуг участников;
  • автоматические e-mail уведомления;
  • автоматическое формирование финансовых документов для оплаты услуг;
  • оплата в on-line режиме от участников (интернет-платеж, кредитная карта, безналичный расчет в рублях и валюте);
  • приём научных работ, статей, публикаций, презентаций в режиме on-line;
  • автоматизация процессов оценки тезисов Программным комитетом;
  • эффективность взаимодействие участников с секретариатом.
Участники мероприятия
  • подготовка информационных писем;
  • проведение e-mail рассылок по базам участников;
  • регистрация участников on-line на сайте мероприятия;
  • работа участников в личном on-line кабинете по всем вопросам, касающихся мероприятия и социальных услуг, связанных с пребыванием участника (включая экскурсии, торжественный ужин, трансфер и др.);
  • приём оплаты в on-line режиме от участников (интернет-платеж, кредитная карта, безналичный расчет в рублях и валюте);
  • приём тезисов, научных докладов и презентаций;
  • ведение электронной переписки с участниками мероприятия;
  • визовая поддержка;
  • регистрация участников на месте проведения;
  • подготовка и выдача участникам финансовых документов, как юридическим, так и физическим лицам.
Спонсоры и экспоненты
  • формирование базы данных экспонентов и спонсоров;
  • формирование спонсорских пакетов;
  • e-mail рассылка информационных писем;
  • ведение электронной переписки с экспонентами и спонсорами;
  • формирование плана выставочной экспозиции;
  • организация и застройка площадок выставочными экспозициями;
  • документооборот и полное сопровождение спонсоров и экспонентов.
Площадка мероприятия
  • анализ и выбор площадки проведения;
  • подбор оптимального технического оснащения конференц-залов;
  • оборудование и осуществление синхронного/последовательного перевода;
  • обеспечение питания участникам (кофе-брейки, обеды, торжественные ужины и т.д.);
  • координация персонала и обслуживание в ходе проведения мероприятия.
     

Гостиницы / Экскурсии / Транспорт

  • заказ авиа и ж/д билетов приглашенным докладчикам;
  • организация транспортного и экскурсионного обслуживания;
  • размещение участников в гостинице/ах по специальным тарифам.
Финансы и отчетность
  • формирование бюджета мероприятия, учет и расходование финансовых средств;
  • оптимизация расходов;
  • полное финансовое сопровождение мероприятия, заключение договоров с участниками, экспонентами, спонсорами;
  • управление и контроль финансовых потоков;
  • предоставление отчетов по формированию и расходованию средств бюджета;
  • подготовка и выдача участникам финансовых документов, как юридическим, так и физическим лицам;
  • финансовый аудит по окончанию мероприятия.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
МЕНЮ
КОНТАКТЫ

+7 (985) 045-74-65 

105082, Москва, Рубцовская наб. д.4, корп. 2, пом. V.

© 2018  ООО «МКС»